Tone of Voice

Tone of voice je způsob komunikace, kterým firma vystupuje navenek. Zvolit si styl komunikace je důležité například v situacích, kdy je potřeba řešit krizovou situaci. Zároveň lze správně zvolenou komunikací velice dobře budovat povědomí o značce. Komunikační tón bývá popsán v marketingové strategii nebo v komunikační strategii. Využívá se všude v komunikačním mixu. 

Promyslete, jaký produkt nabízíte. Lépe se vám následně bude rozhodovat o tom, jakou komunikaci zvolíte. Některé produkty si například přímo říkají o to, aby byly komunikovány s vtipem a moderně. Naopak u některých produktů je takto zvolený tón komunikace nepřípustný.
Příklad: Banky chtějí zpravidla působit důvěryhodně, proto by veškerá tonalita komunikace měla být profesionální a měla by znít skutečně důvěryhodně. 

Na začátku je nutné si určit, kdo je vaším cílovým publikem. Definujte si, kdo je váš zákazník. Vytvořte si několik druhů marketingových person, které budou představovat různé typy vašich zákazníků. Díky tomu lépe pochopíte, jak s danou skupinou komunikovat. Zamyslete se i nad tím, jaké moce má vaše komunikace u zákazníků vyvolat.
Příklad: Jste prodejcem fixačních krémů pro zubní náhrady. Určité si, že mezi vaše zákazníky patří lidé ve věku od 50-80 let. Na základě jednoduché úvahy rozhodnete, že ve své komunikaci nebudete používat anglicismy, protože lidé v této věkové skupině anglický jazyk příliš dobře neovládají.

Nyní máte definovaný produkt i cílové publikem. Na základě toho je dobré si vytvořit několik hodnot, které vaše firma zastává. Je dobré si klást otázky typu: Co od nás zákazník očekává? Co chceme zákazníkovi nabídnout?
Příklad: Jste stavební firma, která se zaměřuje na stavby rodinných domů. Mezi vaše hodnoty může patřit například: profesionalita, kvalita, spolehlivost, rychlost… U marketingové agentury to bude např. znalost oboru a spolehlivost.

Při volbě komunikace rozlišujeme její čtyři základní typy, které mezi sebou můžete různě kombinovat.
a)    Formální / neformální
b)    Faktická / Nadšená
c)     Vtipná / Vážná
d)    Respektující / Neuctivá

Udělejte si seznam míst, kde budete komunikovat a s kým. Jinak totiž budete komunikovat na sociálních sítích a jinak v emailové komunikaci. Do seznamu můžete zařadit například: sociální sítě, emaily, PR články, blog, web…

Při komunikaci se zákazníky je důležité si odpovědět na několik otázek:

• Budete zákazníkům vykat nebo tykat?
• Zákazníky budete oslovovat v jednotném nebo množném čísle?
• Jak je budete oslovovat a kde? Pouze jméno, příjmení nebo celé jméno? To se může samozřejmě lišit na základě toho, kde s nimi budete komunikovat. Na sociálních sítích můžete používat pouze jméno, v emailech se více hodí používat jméno i příjmení.

Dalším podstatným krokem je určit si, jak se bude jméno firmy používat.

• Zamyslete se nad tím, zda název budete skloňovat či nikoliv.
• Dále rozhodněte o tom, jak se název vyslovuje.
• V neposlední řadě stanovte, jak se jméno bude psát – zda verzálkami, kapitálkami nebo jiným způsobem.

U tohoto kroku rozhodněte:

• Jak o sobě budete mluvit? V jednotném nebo množném čísle?
• Jak se budete podepisovat a kde?

Ukázkové modely komunikace
Potom, co si zvolíte tón komunikace, tak je potřeba vytvořit modelové situace, které poslouží jako návod v jednotlivých situacích. Vytvořit můžete například:

• Vzorový email.
• Vzorovou odpověď na negativní komentář.
• Vzor reklamace.
• Vzorový článek.

Teď už máte potřebné k informace k tomu, abyste si vytvořili základní tón, jakým budete komunikovat. Ačkoliv se může zdát, že vám tvorba zabere mnoho času, tak věřte, že se to vyplatí.